En este artículo describimos un curioso problema que se nos puede dar al combinar una base de datos en un documento de Word que contenga un autotexto del tipo pagina X de Y,

ESCENARIO

 

Para reproducirlo no tenemos más que crear una pequeña base de datos, abrir un documento de Word e insertar un autotexto de tipo Pagina X de Y en un encabezado o pie de página

Luego aplicamos combinación de correspondencia  de nuestra base de datos con nuestro documento de Word.

Cuando ya tenemos nuestro documento combinado y queramos combinar en un nuevo documento todo o parte de nuestros registros, al hacerlo observaremos, que la numeración de páginas se mantiene constante o bien es incorrecta. 

CAUSA.

La explicación a este curioso comportamiento es sencilla, por cada registro combinando en nuestra base de datos se genera un salto de sección que provoca este llamativo efecto en la numeración de páginas.

SOLUCIÓN

Tenemos varias soluciones para atajar el problema y numerar correctamente nuestras páginas.

La primera es  sustituir los saltos de sección por un espacio en blanco, que nos generaría una sola sección o bien sustituirlo por un salto de página con lo cual la numeración sería la correcta

 

  1. Para buscar y remplazar saltos de pagina o sección, deberemos utilizar el cuadro de dialogo Buscar y Remplazar  que encontraremos en el menú edición. En este cuadro de dialogo deberemos hacer click en el botón  Más  y a continuación en el botón Especial que nos desplegará diferentes opciones para buscar y remplazar saltos de sección, de página, de formato, etcpicture1

     

    Así podremos elegir cualquier elemento de la lista para ubicarlo en el cuadro de texto Buscar,  o bien podremos insertar directamente el código que lo específica. Los saltos de sección están definidos por el código,  [ ^b ]. Que son por tanto los que deberemos buscar, y los saltos de página por el código  [^m ] que es el que deberemos colocar en el cuadro de texto remplazar. ATENCIÓN: Para que esto funcione, no deberemos tener saltos de sección adicionales en el documento, ya que si existiesen en cualquier otra parte del mismo, también se verían remplazados por un salto de página, y el barullo que se podría armar en nuestro documento es de cuidado.

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  1.  Existen también macros para hacer esto de forma automática, próximamente actualizaremos este artículo con una macro que simplemente al combinar los  registros de nuestra base de datos haga la tarea de forma automática.

Y eso es todo, como siempre os invitamos a preguntar vuestras dudas y hacernos cualquier tipo de sugerencia sobre este artículo en nuestros foros.  {jos_sb_discuss:6}

 

Un Saludo - Mónica (Tux) Innocent