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Categoría: Office

En este artículo explicaremos los pasos a seguir para personalizar la cinta de opciones (Ribbon, en inglés) en alguno de los programas de Office.  (Word, Excel y PowerPoint)

Como sabemos Office 2007 viene con una nueva interfaz de usuario, es decir, que la forma de manejar Office mediante los menús típicos que conocíamos ha desaparecido. Esto supone un cambio importante en los hábitos de nosotros, los usuarios, porque somos animales de costumbres y nos cuestan los cambios. He de decir, sin embargo, que no es difícil acostumbrarse a esta nueva interfaz y para mí se trata de un cambio positivo.

 La interfaz de usuario de los programas mencionados arriba se compone ahora de un botón de Office (en la ventana del programa, arriba a la izquierda) donde se encuentran los menús típicos que antes podíamos encontrar en el menú Archivo, a saber: Nuevo, Abrir, Guardar, Guardar como, Imprimir, etc. Además, desplegando ese menú podemos acceder a las opciones de la aplicación, a las que antes llegábamos a través del menú Herramientas / Opciones.  Normalmente, junto al botón de Office tenemos también lo que se conoce como Barra de Acceso Rápido (o QAT, Quick Access Toolbar, en inglés) en donde se encuentran las opciones de Guardar, Deshacer, Rehacer, etc. Esta barra admite una fácil personalización para añadir o quitar comandos y también nos permite elegir situarla por encima o por debajo de la Ribbon. Por último, tenemos la Ribbon en sí, que es una especie de Cinta con diferentes pestañas donde se encuentran los menús más usados de Office. Por ejemplo, en Word inicialmente aparece con ocho pestañas: Inicio (Home), Insertar (Insert), Diseño de página (Page Layout), Referencias (References), Correspondencia (Mailings), Revisar (Review), Vista (View) y Complementos (Add-ins). Otra pestaña que también está disponible, aunque no por defecto es la pestaña Desarrollador (Developer) donde se muestran los comandos para trabajar con las macros, fundamentalmente, y que se activa desde las opciones del programa, en la primera pantalla marcando la casilla "Mostrar la pestaña Desarrollador en la Ribbon".  En cada una de esas pestañas encontramos los diferentes comandos que antes se encontraban en los menús y submenús de Office.

El principal "problema" (que para muchos usuarios no será un problema una vez se acostumbren a esta nueva interfaz) es que no podemos personalizar la Ribbon de una forma sencilla, entendiendo esta como la forma en la que se hacía en las versiones anteriores de Office, es decir, yendo al menú Herramientas / Personalizar y allí añadir o quitar opciones y botones a los menús. Para personalizar ahora la cinta de opciones del nuevo Office es necesario un archivo XML que Office leerá cuando se abra y nos modificará la Ribbon.

            Los pasos a seguir los podéis encontrar de forma detallada en este artículo en inglés http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/ms406046.aspx, pero se podrían resumir en los siguientes (siguiendo con nuestro ejemplo de Word):

1.- Crear un archivo .XML con las personalizaciones que deseemos realizar en la cinta de opciones.

2.- Creamos una carpeta que podemos llamar CustomUI en algún lugar de nuestro disco duro y adjuntamos a esa carpeta el archivo .XML que hemos creado.

3.- Crear o abrir un documento de Office en formato de Office 2007 (extensiones: docx, docm, pptx, pptm, xlsx, xlsm)

4.- Renombrar el archivo que queramos personalizar añadiéndole al final del mismo (nombre y extensión) lo siguiente: ".zip" (sin las comillas). (Por ejemplo, si el archivo se llama Documento1.docx tendríamos que renombrarlo "Documento1.docx.zip") Con esto conseguimos un archivo "contenedor", el cual si abrimos vemos que contiene los siguientes elementos:

docx

5.- Una vez realizado este proceso, debemos añadir la carpeta en la que hemos guardado nuestro archivo a la carpeta comprimida que hemos creado cuando renombramos el archivo.

6.- Vemos que en el archivo .zip tenemos una carpeta _rels. La arrastramos al escritorio, abrimos el archivo .rels que contiene (con el notepad, por ejemplo). Entre la etiqueta de cierre del último elemento Relationship (la etiqueta es />) y la etiqueta </Relationships> añadimos una línea de texto que será la que creará la relación entre el nombre del documento y nuestro fichero de personalización. . La línea de texto que hay que añadir es la siguiente

 

<Relationship Type="http://schemas.microsoft.com/office/2006/ relationships/ui/extensibility" Target="/customUI/customUI.xml" Id="customID" />

 

Hay que asegurarse que se especifican correctamente en al apartado Target el nombre de la carpeta y el del archivo que contiene. Si nosotros llamamos al archivo customui.xml y a la carpeta CustomUI la ruta sería CustomUI/customui.xml. También el Id debe ser único.

 

7.- Una vez modificado el archivo .rels guardamos los cambios y arrastramos de nuevo la carpeta .rels con su archivo dentro al archivo .zip original sobrescribiéndolo.

 

8.- Eliminamos la extensión .zip al archivo original, con lo que nos quedaría, Documento1.docx y al abrirlo ya deberíamos ver las personalizaciones realizadas, si hemos realizado correctamente el proceso.

En principio, todo este proceso puede parecer complicado pero es sencillo de realizar, una vez que te acostumbras. En nuestra Web tenéis disponible un programa, que hemos desarrollado y que podéis bajar libremente, mediante el cual sólo nos tenemos que preocupar de escribir nuestro archivo XML.

 

Crear Archivos XML para personalizar la  Cinta de Opciones (Ribbon)


Este archivo XML es el que se adjuntará para ver las modificaciones o personalizaciones que queremos crear en la Ribbon.

 Como algunos sabréis un archivo XML debe contener lo siguiente:

 

 

Un archivo XML bien formado debe contener un solo elemento raíz. El resto de elementos deben ser definidos dentro de ese elemento raíz. Además debe existir correspondencia entre la apertura y el cierre de etiquetas, es decir, cada etiqueta abierta debe tener su correspondiente etiqueta de cierre. Otra característica importante es que los XML son sensibles a las mayúsculas y a las minúsculas, esto es, si abrimos una etiqueta llamada <ribbon> debemos cerrarla así </ribbon>, puesto que si la cerramos así </Ribbon> no detectará coincidencia y nos dará un error. También se deben anidar correctamente los elementos y no superponerlos y no repetir atributos en un elemento.

Existen aplicaciones que nos permiten crear archivos XML y además nos indican si hay algo que no estamos haciendo bien, pero para crear un archivo XML nos sirve el propio Bloc de Notas que trae Windows.

Una vez dicho lo anterior, a modo de resumen, pasaremos a centrarnos en cómo crear los archivos XML que nos permitirán personalizar la Ribbon. El formato general de estos archivos para nuestro caso particular es el siguiente:

 

<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2006/01/customui"></span></p> <p><span style="font-family: courier new,courier; color: #990000;">            <ribbon>

                  <tabs>

                       <tab idMso = "TabHome"></span></p> <p><span style="font-family: courier new,courier; color: #990000;">                           <group idMso= "GroupFont" visible="False" />

                       </tab>

                  </tabs>

            </ribbon>

</customUI>

 

El archivo XML anterior oculta el grupo de comandos referidos a las fuentes en la pestaña Inicio de la Ribbon.

La primera línea del archivo:

 <customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2006/01/customui"></span><span style="font-size: 10pt;"> es obligatoria y debe ser esa, pues es la etiqueta raíz de todas las personalizaciones de la cinta de opciones.

            Cada uno de los controles de la Ribbon tiene unos atributos específicos, pero son demasiados para comentarlos en este artículo. Podéis encontrar información sobre ellos en el siguiente enlace:  http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/ms406047.aspx

 Es importante apuntar que todos los controles de la cinta de opciones deben incluir uno de los siguientes elementos identificadores:

-         id: que especifica el identificador único del control y que se usa con controles personalizados

-         idMso: que especifica el identificador de un menú propio de Office

-         idQ: que especifica un identificador cualificado, precedido de una abreviatura del espacio de nombres.

Para  usar en las personalizaciones los menús de Office debemos  conocer sus "nombres internos".  Microsoft proporciona una lista con todos esos nombres internos y que podéis descargar desde aquí: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=4329d9e9-4d11-46a5-898d-23e4f331e9ae&displaylang=en

 

A continuación os dejo otro archivo XML de personalización que añade una pestaña antes de la pestaña Inicio y que contiene los comandos: Nuevo, Abrir, Guardar y Guardar Como

<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2006/01/customui"></span></p> <p><span style="font-family: courier new,courier; color: #993300;">     <ribbon startFromScratch="false"></span></p> <p><span style="font-family: courier new,courier; color: #993300;">           <tabs>

               <tab id="CustomTab" insertBeforeMso="TabHome" label="My tab"></span></p> <p>                                                   <span style="font-family: courier new,courier; color: #993300;"><group id="OfficeMenu" label="Office Menu"></span></p> <p><span style="font-family: courier new,courier; color: #993300;">                            <button idMso="FileNew" />

                            <button idMso="FileOpen" />

                            <button idMso="FileSave" />

                                                                 <button idMso="FileSaveAs"/> </span></p> <p><span style="font-family: courier new,courier; color: #993300;">                                                                                  

                                                                 

                       </group>

                 </tabs>

           </ribbon>

</customUI>

 

En nuestro apartado de descargas, teneis disponibles dos ejemplos de archivos XML, uno que nos permite ocultar las fuentes (tipos de letras) en Word y otro para personalizarla.  

Y esto es todo lo que se necesita saber para crear nuestras personalizaciones. Si tenéis cualquier duda podéis exponerla en el foro y trataremos de resolverlas.

 


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